Đối với doanh nghiệp SME, hệ thống công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hằng ngày. Từ máy tính, email, máy in, mạng Internet, Wi-Fi, camera, phần mềm quản lý đến dữ liệu nội bộ, tất cả đều cần vận hành ổn định để công việc không bị gián đoạn.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nhỏ và vừa nào cũng có đủ ngân sách để xây dựng đội IT nội bộ. Việc tuyển một nhân sự IT toàn thời gian có thể phát sinh nhiều chi phí như lương, bảo hiểm, phúc lợi, đào tạo và quản lý. Trong khi đó, nhu cầu IT tại doanh nghiệp SME thường không diễn ra liên tục mỗi ngày, nhưng khi có sự cố thì lại cần được xử lý nhanh.
Vì vậy, thuê IT ngoài trở thành lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí nhưng vẫn có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ khi cần. Với dịch vụ IT Support DCNET, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ xử lý sự cố, quản trị hệ thống mạng và tư vấn hạ tầng CNTT mà không cần tự xây dựng phòng IT riêng.
Thuê IT ngoài là gì?
Thuê IT ngoài là hình thức doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hỗ trợ công nghệ thông tin từ một đơn vị chuyên nghiệp bên ngoài. Thay vì tuyển nhân sự IT cố định, doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ kỹ thuật theo gói dịch vụ, theo tháng hoặc theo nhu cầu thực tế.
Dịch vụ IT ngoài thường bao gồm hỗ trợ máy tính, email, máy in, camera, máy chấm công, hệ thống mạng, Wi-Fi, thiết bị văn phòng, phần mềm và các sự cố liên quan đến hạ tầng CNTT. Tùy theo quy mô doanh nghiệp, dịch vụ có thể hỗ trợ từ xa, hỗ trợ trực tiếp tại văn phòng hoặc kết hợp cả hai.
1. Tiết kiệm chi phí so với tuyển IT nội bộ
Lợi ích lớn nhất của thuê IT ngoài là tối ưu chi phí. Với một doanh nghiệp nhỏ, việc tuyển IT toàn thời gian đôi khi chưa thật sự cần thiết nếu hệ thống chưa quá phức tạp hoặc số lượng sự cố không quá nhiều.
Khi thuê IT ngoài, doanh nghiệp không phải chi trả nhiều khoản cố định như lương hằng tháng, bảo hiểm, thưởng, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo và chi phí thay thế nhân sự. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần lựa chọn gói hỗ trợ phù hợp với số lượng người dùng và nhu cầu vận hành thực tế.
Đây là lựa chọn phù hợp với công ty từ 5-50 nhân sự, startup, văn phòng đại diện, chi nhánh nhỏ hoặc các doanh nghiệp đang muốn tối ưu chi phí vận hành.
2. Có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ chuyên nghiệp hơn
Nếu chỉ phụ thuộc vào một nhân sự IT nội bộ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi người đó nghỉ phép, quá tải hoặc không xử lý được các vấn đề chuyên sâu. Trong khi đó, thuê IT ngoài giúp doanh nghiệp được hỗ trợ bởi đội ngũ kỹ thuật có kinh nghiệm xử lý nhiều tình huống khác nhau.
Các sự cố như mạng chậm, Wi-Fi yếu, máy in không hoạt động, email lỗi, camera mất kết nối hoặc máy tính chạy chậm đều có thể được tiếp nhận và xử lý theo quy trình rõ ràng hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thời gian gián đoạn và hạn chế tình trạng nhân viên phải tự xử lý lỗi kỹ thuật.
3. Quản trị hệ thống mạng ổn định hơn
Hệ thống mạng là nền tảng quan trọng của mọi văn phòng. Nếu mạng nội bộ không ổn định, các hoạt động như gửi email, họp online, truy cập phần mềm cloud, in ấn, xem camera và chia sẻ dữ liệu đều bị ảnh hưởng.
Khi thuê IT ngoài, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ kiểm tra modem, router, switch, access point Wi-Fi, dây mạng LAN, camera, máy in mạng và các thiết bị kết nối khác. Đội ngũ kỹ thuật có thể kiểm tra nguyên nhân mạng chậm, thiết bị quá tải, Wi-Fi phủ sóng kém hoặc cấu hình chưa phù hợp.
Với doanh nghiệp cần kết nối ổn định, có thể kết hợp IT Support với dịch vụ Internet FTTH doanh nghiệp để tối ưu cả đường truyền và hạ tầng mạng nội bộ.
4. Xử lý sự cố nhanh, hạn chế gián đoạn công việc
Sự cố IT thường xảy ra bất ngờ và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc. Một máy tính không vào được mạng, email không gửi được, máy in không nhận lệnh, Wi-Fi chập chờn hoặc camera không xem được từ xa đều có thể khiến công việc bị chậm lại.
Nếu không có người phụ trách IT, nhân viên thường phải tự tìm cách xử lý hoặc chờ nhà cung cấp thiết bị hỗ trợ. Điều này mất thời gian và có thể không giải quyết được tận gốc.
Khi sử dụng dịch vụ IT Support, doanh nghiệp có đầu mối kỹ thuật rõ ràng để liên hệ khi phát sinh sự cố. Một số lỗi có thể được xử lý từ xa, giúp tiết kiệm thời gian. Với các vấn đề phức tạp hơn, kỹ thuật có thể hỗ trợ trực tiếp tại văn phòng tùy theo gói dịch vụ.
5. Hỗ trợ nhiều hạng mục trong văn phòng
Trong doanh nghiệp SME, các lỗi nhỏ nhưng lặp lại thường gây mất nhiều thời gian. Ví dụ như máy tính chạy chậm, laptop không kết nối được Wi-Fi, email không nhận thư, máy in không hoạt động, camera mất tín hiệu, máy chấm công không đồng bộ hoặc phần mềm văn phòng bị lỗi.
Dịch vụ IT ngoài giúp doanh nghiệp có người xử lý các vấn đề này một cách chuyên nghiệp hơn. Ngoài xử lý sự cố, đội ngũ IT Support cũng có thể hỗ trợ cài đặt máy tính mới, cấu hình email, kết nối máy in, kiểm tra thiết bị mạng, phân quyền người dùng và tư vấn cách sử dụng hệ thống an toàn hơn.
6. Giảm rủi ro bảo mật và mất dữ liệu
Nhiều doanh nghiệp SME chưa thật sự chú trọng đến bảo mật và sao lưu dữ liệu. Chỉ đến khi máy tính bị virus, mất file, email bị chiếm quyền hoặc dữ liệu quan trọng không thể khôi phục, doanh nghiệp mới nhận ra chi phí xử lý có thể rất lớn.
Khi thuê IT ngoài, doanh nghiệp có thể được tư vấn các biện pháp cơ bản như phân quyền người dùng, tách Wi-Fi khách và Wi-Fi nội bộ, kiểm tra thiết bị lạ trong mạng, cài đặt phần mềm bảo mật, sao lưu dữ liệu định kỳ và kiểm soát tài khoản khi nhân sự nghỉ việc.
Đây là yếu tố quan trọng với các doanh nghiệp có dữ liệu khách hàng, hợp đồng, báo giá, thông tin kế toán hoặc tài liệu nội bộ cần được bảo vệ.
7. Khi nào doanh nghiệp SME nên thuê IT ngoài?
Doanh nghiệp nên cân nhắc thuê IT ngoài nếu công ty có từ 5 nhân sự trở lên, không có nhân sự IT nội bộ, mạng văn phòng thường xuyên chậm, máy tính và máy in hay gặp lỗi, email không ổn định, camera mất kết nối hoặc chưa có quy trình sao lưu dữ liệu.
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sắp mở văn phòng mới, mở thêm chi nhánh, muốn tiết kiệm chi phí so với tuyển IT toàn thời gian hoặc cần đội kỹ thuật hỗ trợ nhanh khi có sự cố, thuê IT ngoài là lựa chọn đáng cân nhắc.
Nếu doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống IT bài bản hơn, có thể tham khảo thêm tư vấn và triển khai hệ thống CNTT.
DCNET TELECOM hỗ trợ IT Support cho doanh nghiệp SME
DCNET TELECOM cung cấp dịch vụ IT Support phù hợp với doanh nghiệp SME, văn phòng mới, chi nhánh nhỏ và các công ty chưa có đội IT nội bộ. Dịch vụ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ chuyên nghiệp và quản trị hệ thống công nghệ thông tin hiệu quả hơn.
DCNET có thể hỗ trợ các hạng mục như quản trị hệ thống mạng, hỗ trợ máy tính người dùng, xử lý sự cố Internet, Wi-Fi, máy in, email, tư vấn thiết bị mạng, kiểm tra bảo mật cơ bản và phối hợp với nhà cung cấp Internet hoặc phần mềm khi cần.
Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên mất thời gian vì các sự cố IT nhỏ lặp lại, hoặc chưa muốn tuyển IT nội bộ, thuê IT ngoài là lựa chọn đáng cân nhắc.
